Pour plusieurs entreprises, le développement des affaires dépend des déplacements des employés. Les dépenses liées aux voyages d’affaires sont donc inévitables. Durant les périodes de difficultés financières, ou lorsque l’entreprise souhaite faire des économies, il est nécessaire de savoir comment minimiser les dépenses durant les déplacements professionnels.
Un autre cas assez fréquent est l’hypothèse où les dépenses du voyageur menacent d’excéder le budget imposé par son entreprise. En effet, il arrive souvent que les dépenses s’élèvent à une somme supérieure à ce que l’on avait prévu.
Il existe de nombreuses astuces permettant de réduire ses dépenses et faire quelques économies.
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L’erreur à ne pas commettre.
Une erreur fatale mais tentante serait de ne plus faire appel aux services des agences de voyages d’affaires. Celles-ci sont en mesure de procurer d’innombrables avantages, non seulement pour une gestion plus simple des voyages mais surtout, une réduction des coûts des déplacements. En décentralisant leur gestion vers l’expert du voyage d’affaires qu’est l’agence de voyage pour entreprise, vous gagnerez en temps mais aussi en argent. En effet, il s’agit d’un processus laborieux surtout pour des personnes qui n’ont pas les compétences et les expériences nécessaires.
Les agences pourront procurer des réductions et des traitements spéciaux aux voyageurs grâce à leurs partenariats avec de nombreuses compagnies hôtelières et compagnies de transport aériennes. Mais à part cela, l’application mobile, mise à votre disposition par l’agence, permettra un suivi en temps réel de vos dépenses. Ce suivi est le meilleur moyen de gérer le budget et de faire des économies. Il permet également à l’entreprise d’identifier les dépenses excessives et non pertinentes durant le voyage.
Faites vos réservations personnellement.
L’avantage des agences de voyages modernes est que leurs applications mobiles offrent la possibilité aux voyageurs de faire leurs réservations eux-mêmes et ce, en quelques clics. Recherchez les options de vol et d’hébergement les plus rentables par rapport à votre budget. Les applications peuvent classer les options en fonction de leur prix. Dès lors, vous pourrez facilement et rapidement réserver un billet d’avion pas cher, ainsi qu’une chambre d’hôtel abordable pour réaliser des économies.
Utilisez des transports publics ou partagés
L’entreprise devrait conseiller les employés de choisir la méthode la plus rentable, en tenant compte du temps de trajet et du nombre de personnes concernées.
Les véhicules personnels et les taxis peuvent s’avérer coûteux, même pour des entreprises. Surtout lorsque son activité dépend en grande partie des déplacements d’affaires. Afin de minimiser les dépenses, les transports publics sont les moins coûteux.
Cependant, dans l’hypothèse de voyages d’affaires en groupe, réserver un transport unique pour tout le groupe est la solution la plus rentable. De plus, en fonction de la longévité de la relation de votre entreprise avec son agence de voyage, la réservation de transport pour le groupe peut se faire à un prix très attrayant.
Approbation préalable des dépenses par l’entreprise.
Cela consiste pour l’employeur de vérifier et ensuite d’approuver le montant de chaque dépense nécessaire durant le voyage. Cela évite les éventuels frais d’annulation de réservation après que l’employeur refuse celle -ci. Ce système permet à l’employeur de prendre directement des mesures dans le cas où l’employé excède son budget. De plus, l’application mobile mise à la disposition des voyageurs par les agences de voyages d’affaires est aussi accessible par l’entreprise, ce qui permettra un contrôle des dépenses.
Déplacement des rendez-vous sur une plate-forme virtuelle.
Au lieu de dépenser des milliers d’euros pour un voyage d’affaires, organiser une vidéoconférence avec des personnes situées dans différentes régions, voire pays, est facile actuellement. Surtout après la pandémie du Covid-19, toutes les sociétés ont été contraintes d’adapter les rencontres et les réunions aux plateformes virtuelles. Et depuis, plusieurs entreprises privilégient les vidéoconférences, et réservent ainsi les rencontres sur terrain que dans les cas où l’affaire l’exige. En opérant d’une telle manière, l’entreprise sera en mesure d’économiser quelques millions d’euros.
